A gestão de processos, também conhecida como BPM, une a gestão de negócios com a tecnologia da informação. O objetivo é otimizar os resultados da empresa, melhorando os processos da organização. Portanto é uma alternativa ao modelo gerencial de departamentos, seções e setores tradicionais das empresas.
Cada vez mais a gestão de processos é adotada, visto que hoje as atividades de uma empresa raramente são realizadas por uma área isolada. Atualmente, é comum haver um envolvimento de vários setores em atividades específicas e partes da operação. Por isso é importante os processos estarem alinhados a fim de ter a maior produtividade e melhor entrega.
Qual a importância da gestão de processos para minha empresa?
As práticas de gestão de processos pode ser um diferencial para o seu negócio em meio a grande competitividade do mercado. Com o modelo, a equipe é integrada aos sistemas e processos, ficando tudo interligado e alinhado dentro da empresa.
A gestão de processos vai ajudar a implementar uma estratégia organizacional consistente. Além disso, facilita a gestão através de indicadores de desempenho, do conhecimento organizacional e de competências.
Essa prática comercial engloba técnicas e métodos estruturados. Não é uma tecnologia, contudo existem tecnologias no mercado que carregam o termo Gestão de Processos. Essas ferramentas permitem identificar e modificar processos existentes para alinhar as atividades com os objetivos a fim conseguir um melhor desempenho.
Como implantar a gestão de processos?
A gestão de processos exige um alinhamento das atividades da empresa com os objetivos estratégicos. Para isso, deve-se projetar e implementar arquiteturas de processos, estabelecendo sistemas que possam medir o desempenho deles e como se alinhar com os objetivos do negócios. Através dessas métricas, os gerentes poderão aprender e organizar melhor os processos para um funcionamento mais efetivo.
Antes de tudo, a gestão de processos começa com uma análise do negócio e seus processos. A segunda etapa é fazer um re-design e modelo para os processos. Então entra a parte de implantar, monitorar, gerir e automatizar esses processos.
A gestão de processos também pode incluir ferramentas de automação. Por exemplo, sistemas de fluxo de trabalho, linguagens XML Business Process e Sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recursos da Empresa). Tais softwares servem para registrar as operações diárias da empresa, englobando faturamento, balanço contábil, inventário de estoque e compras a fluxo de caixa. Além disso, atuam na administração de pessoal, ponto dos funcionários, contas a receber e todo trabalho administrativo e operacional feito na empresa.
Entre os programas mais conhecidos para a gestão completa dos processos de negócio estão BPMN.io, Heflo, Visio, BizAgi, Modelio e Draw.io. Na hora de escolher um software para a empresa, deve-se considerar diferentes pontos. Entre eles as necessidades da empresa, a facilidade de utilização pelos funcionários e as funcionalidades oferecidas comparadas ao custo do software. Além disso, é preciso analisar a possibilidade de integração com outros sistemas utilizados (sistema operacional, banco de dados, servidores, etc).
Dicas para a gestão de processos
– Organize os processos em torno dos resultados esperados para a empresa e não pelas tarefas. Assim, fica mais fácil garantir que o foco seja mantido.
– Corrija e melhore os processos antes de automatizá-los. Isso porque é mais fácil identificar e corrigir erros quando são o processo ainda é manual.
– Quando se padroniza os processos na empresa fica mais simples para entender e gerenciar o que acontece.
– A mudança precisa ser contínua. Com isso os processos sempre são aprimorados.
– Na maioria das vezes vale mais melhorar processos existentes em vez de criar um novo que traga uma mudança radical. Pois leva menos tempo para aprimorar um processo que já está familiarizado.
Bruna Andrade
Referências: Fm2s, Endeavor, Templum
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