Nada mais exaustivo que dar tudo de si em um dia de trabalho e ver poucos resultados ao fim do expediente. Estamos em ritmo tão acelerado que esquecemos ou simplesmente “não temos tempo” para planejar a semana da forma adequada. As tarefas só precisam ser concluídas até o fim do dia e gerar algum resultado no fim do mês.

Nessa necessidade de entregar cada vez mais em pouco tempo, empresas acabam se vendo em um cenário completamente oposto do esperado: líderes sobrecarregados, colaboradores desmotivados e exaustos e resultados insuficientes. 

Além de trabalhar mais sem conseguir gerar resultados, você e sua equipe tem ainda a saúde mental abalada.

Se você é do tipo de pessoa que, se pudesse, acrescentaria mais algumas horas no dia, saiba que muitas vezes só o que sua rotina precisa é de uma melhor gestão do tempo e de análise da produtividade.

E se não temos controle sobre o tempo em si, podemos administrar melhor nossas tarefas conforme ele passa, definindo prioridades e agilizando processos. 

Dependendo do volume de tarefas, o uso de ferramentas de gestão é quase inevitável e fará grande diferença no ritmo de trabalho e resultados produzidos da sua empresa.

A Era da Informação e a importância de gerir a produtividade da empresa

Viver na Era da Informação não é nada fácil. A cada minuto que passa sentimos a necessidade de checar a caixa de entrada de e-mails, o direct das redes sociais, o feed de notícias.

Caracterizada pela mediação tecnológica nas relações humanas, a Era da Informação traz como principal sintoma a hiperconectividade, condição de estar conectado com todos e a todo momento.

Portanto, a falta de foco não é apenas um problema individual, mas uma tendência, um sintoma de uma sociedade cada vez mais conectada e necessitada de informação.

Ainda nos anos 70, o economista Herbert Simon já previa: “A riqueza de informação cria pobreza de atenção”, uma vez que é preciso rever o direcionamento desta atenção diluída por tantas fontes.

Entendendo este contexto, compreendemos porque a falta de foco e planejamento incomoda as empresas e atrapalha a produtividade. 

Percebemos também a importância de melhor administrar nosso tempo, de lidar com as distrações e de medir a capacidade produtiva de equipes.

Medindo a produtividade da sua empresa 

Para adotar meios eficazes de melhorar a produtividade e qualificar os resultados é necessário entender como está hoje a produtividade da sua equipe e começar a monitorá-la.

Para isso, adote indicadores como o número de horas trabalhadas em cada etapa. Claro que existem tarefas que levam mais tempo que outras, então leve em consideração a complexidade de cada uma delas. 

Mas pode ser que existam etapas operacionais que estejam engessando o processo e que podem ser reavaliadas.

Leve para os colaboradores o desejo de analisar melhor os processos e possíveis pontos de melhoria. Avalie as mesmas tarefas executadas por diferentes colaboradores para entender a média de tempo gasto. 

Compare o que foi planejado com o que foi feito e analise as reais entregas. Considere 75% para cima de entregas como saldo positivo de produtividade.

Se houver retrabalho, estude o porquê. As falhas podem estar na comunicação, na falta de uma ferramenta mais adequada ou na necessidade de um perfil mais capacitado de profissional para a função.

6 dicas para aumentar os níveis de produtividade dos colaboradores

Agora que você já tem uma melhor ideia de como anda a produtividade da sua empresa, é hora de colocar em prática alguns métodos e ferramentas para corrigir gaps e evitar atrasos.

Confira algumas dicas para aprimorar a gestão de tempo e melhorar a produtividade na sua empresa:

1. Defina metas e objetivos estratégicos

O primeiro passo é definir metas e objetivos a serem alcançados com estas mudanças. 

Determinar metas é uma forma de planejar e também de motivar a equipe. Existem algumas metodologias que você pode usar, como a definição de metas a partir do SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-bound). Traduzindo: defina metas Específicas, Mensuráveis, Realistas e Temporizáveis.

S – Específicas: elas devem ser pontuais e precisas. Evite colocar metas muito abrangentes e genéricas

M – Mensuráveis: defina metas que sejam possíveis de serem mensuradas. Que possam ser medidas e analisadas com valores ou volumes

A – Atingíveis: pense em metas possíveis de serem concretizadas

R – Realistas: lembre-se de que as metas não podem ser inalcançáveis, por isso pense nelas considerando os meios atuais que você tem para alcançá-las

T – Temporizáveis: defina duração e prazo para as metas

Alguns exemplos de metas SMART são:

• Aumentar em 12% as vendas do produto X através do e-commerce em dois meses.
• Crescer em 100 seguidores qualificados na rede social X em 1 mês.

Outra metodologia conhecida são os OKRs (Objectives and Key Results) ou Objetivos e Resultados-Chave. Este modelo de gestão de metas e objetivos estratégicos foca nos resultados e vai ajudar sua empresa a alcançar maior agilidade e consequente ganho de produtividade.

Os OKRs trabalham e analisam o período de 3 meses. Os objetivos definem onde se quer chegar. Já os Resultados-Chave são a forma como se chegará aos objetivos e como comprová-los.

Ou seja, se o Objetivo é “Aumentar em 12% as vendas do produto X através do e-commerce em dois meses” quais serão os Resultados-Chave? O que precisa ser feito? Criar e alimentar semanalmente um blog do site? Postar 7 vezes por semana nas redes sociais? Aqui, entra a etapa estratégica da definição de metas.

2. Invista em ferramentas e treinamento

Já pensou em como seria um determinado processo se ele fosse automatizado? Invista em ferramentas de automação para agilizar as demandas e ter mais controle do fluxo de trabalho, seja no setor financeiro, administrativo, marketing, etc.

Existem diversos softwares com variados preços. Estude aqueles que podem se encaixar na rotina da sua empresa, faça uma avaliação gratuita (muitos deles permitem que você teste gratuitamente) e tire proveito do que a tecnologia tem a oferecer para o desempenho do seu negócio.

Aproveite o máximo das planilhas e automação de planilhas. Para isso, lembre-se que além de ferramentas é preciso treinar os colaboradores. Uma equipe bem capacitada comete menos erros e gera menos retrabalho. 

De nada adianta ter as ferramentas e não ter capacitação. Valorize seu pessoal e invista nele para garantir entregas e poupar tempo.

3. Planeje as suas tarefas e defina prioridades

Comece a planejar seu dia e semana. Uma rotina traçada ajuda a ter noção do volume de trabalho, do tempo que será gasto e a se antecipar aos possíveis imprevistos.

Se você ainda não faz isso, muito provavelmente o cansaço vem da falta de planejamento. Tire um dia da semana (sexta ou segunda) para planejar a semana seguinte. Reúna as tarefas por projeto e coloque em lista na ordem de prioridade.

Aposte em checklists. Com uma lista de todas as tarefas do dia fica mais fácil de acompanhar seu desempenho e o de sua equipe. 

Aposte em ferramentas de gestão de fluxo de trabalho e gerenciamento de equipes como Trello, Asana, Runrun.it, Operand, Monday, entre outros.

4. Limite as distrações

Segundo pesquisa da Universidade da Califórnia de Irvine, a cada interrupção, são necessários cerca de 20 minutos para começar a se concentrar novamente.

Sabemos que o excesso de dados e a constante necessidade de absorver novas informações nos distraem. E quando se trabalha online, manter o foco fica ainda mais difícil. Por isso, adote algumas medidas para evitar distrações. Se conferir o celular for muito tentador, deixe o aparelho longe de você.

Você pode usar um cronômetro para determinar o tempo que precisa para finalizar uma tarefa. Existem também ferramentas de timer e gestão do trabalho que podem ajudá-lo, como o Rescue Time e o Toggl.

Uma técnica famosa para manter o foco no trabalho é a do Pomodoro, que sugere que se faça 25 minutos de trabalho focado e contínuo para descansar 5 minutos. A técnica propõe que se repita esse processo quatro vezes para então fazer uma pausa de 30 minutos.

5. O online é seu aliado

Ao longo deste artigo, você já viu alguns exemplos de ferramentas e softwares. A dica número 5 vem para lembrar que o online é inevitável e que, ao abraçá-lo, o empresário e sua equipe só têm a ganhar.

Continue pesquisando novas formas de melhorar os processos internos. Estude as ferramentas de gestão disponíveis, converse com outros empreendedores para entender as dificuldades em comum e absorver novas dicas. 

Aproveite ferramentas como o Google Drive, One Drive ou Dropbox para armazenar suas planilhas, textos, apresentações e demais arquivos de forma online e compartilhável.

6. Valorize sua equipe

Quando se tem uma equipe a gerenciar, o desafio de gerir a produtividade se torna ainda maior. Por isso, leve sempre as ideias para os colaboradores, mantenha um diálogo aberto e reconheça o trabalho do time.

Mesmo com todas as ferramentas e capacitações em dia, é preciso motivação para ser produtivo. Recompense os funcionários que atingiram as metas com bonificações através de aumento no plano salarial ou um programa de distribuição de lucros.

Outra maneira de garantir a produtividade, de forma contínua, é adotar a valorização do colaborador através de benefícios corporativos. 

A garantia de benefícios como vale alimentação e refeição e planos de saúde e odontológicos é motivadora e garante mais comprometimento e consequente aumento de produtividade.

Mantenha-se atento aos níveis de produtividade

A atenção aos níveis de produtividade de uma empresa deve ser constante. Este é um trabalho que deve ser sempre aprimorado, afinal, imprevistos surgem, o mercado muda, o quadro de colaboradores gira e as tecnologias evoluem a cada ano.

Os níveis de produtividade não serão iguais para sempre. Por isso, continue medindo a produtividade dos funcionários de sua empresa e aplicando as dicas para melhorar cada vez mais.